Prioriteiten stellen is als ondernemer of zzp`er zijnde extreem belangrijk. Vaak wil je teveel, waardoor je dingen half gaat doen. Het is nu eenmaal lastig om iets op te geven. Als je dit overdrijft, dan is het eigenlijk een weg naar mislukking. Doe je dit echter goed en stelselmatig, dan is dit wellicht de weg naar een 4 urige werkweek.

Hoe stel je prioriteiten?

Het is van belang hier regelmatig even de tijd voor te nemen. Hierbij is het van belang dat je een goed inzicht hebt, in hetgeen je wilt of moet gaan doen. Als je dat allemaal helder hebt, dan kun je gaan beginnen met prioriteiten stellen. Belangrijke en urgente zaken zijn uiteraard de zaken die bovenaan de lijst dienen komen te staan.

Indien dit iets is waar je problemen mee hebt, dan is een training of cursus time management raadzaam. Je zal dan een aantal technieken aanleren, om dit beter onder controle te krijgen. Ook zou je kunnen beginnen met het lezen van een e book omtrent dit thema.

Het is dan wel extreem belangrijk, dat je dit ook daadwerkelijk in de praktijk gaat brengen. Dat zou eigenlijk prioriteit nummer 1 dienen te zijn. En niet voor een paar weken, maar voor altijd.

Zorg voor een kritische blik

Op het eerste gezicht kan alles een prioriteit lijken. Je dient dan ook kritisch te zijn. Stel jezelf de vraag wat er gebeurd als je iets niet doet. Op die manier kan je belangrijke taken onderscheiden van bijzaken. Verzorg je de btw-aangifte te laat? Dan zal er direct sprake zijn van een boete. De btw-aangifte zal daardoor een prioriteit zijn. Maar alleen op het moment dat de deadline in zicht komt.

Prioriteiten indelen in kwadranten

Een simpel hulpmiddel zijn de vier kwadranten van Stephen Covey. Wanneer je dit als basis neemt wanneer jij jouw prioriteiten stelt, dan kan er eigenlijk weinig fout gaan. Het enige wat mis kan gaan, is dat je alles als dringend en belangrijk beschouwd. 

Welke taken echt dringend en belangrijk zijn, vraagt om een kritische blik. Dit is een eerste vereiste, zodat jij goed jouw prioriteiten kunt stellen. 

Voor elke prioriteit dien je de vraag te stellen, is het dringend of niet? Daarnaast dien je de vraag of het belangrijk of onbelangrijk is te beantwoorden.

Stel dat je over een maand een belangrijke afspraak hebt. Dan is dit op dit moment nog niet dringend om jezelf voor te bereiden. 

Zaken die niet dringend en niet belangrijk zijn, dien je te parkeren. Helemaal vergeten zou ik ook weer niet doen. Dit kan namelijk uiteindelijk weer contraproductief gaan werken.

Getting things done

Zelf hanteer ik de methode, die ik heb geleerd tijdens een training, genaamd “getting things done”.

Ook hier begin je met het in kaart brengen van hetgeen er allemaal speelt. Daarna ga je dit onderverdelen aan de hand van de urgentie en belang. Ook zullen er zaken zijn, die wel in je hoofd rondgaan, maar eigenlijk geen enkele prioriteit hebben. Deze zet je op een lijst met zaken die leuk zouden zijn, maar geen must. Ook het onderverdelen in categorieën zorgt ervoor dat alles overzichtelijk wordt. Vergeet hierbij ook geen lijstjes te maken met privézaken.

Hoofd leeg maken

Door ervoor te zorgen dat alles overzichtelijk in lijstje komt te staan, zorg je ervoor dat je jouw hoofd leegmaakt. Want wie kent nu niet de gedachte dat je iets dient te doen, maar je bent het alweer vergeten om te doen.

Als je dit soort zaken in een lijst onderbrengt, dan zal je zien dat dit veel minder gaat spelen. Dit zal er vervolgens voor zorgen dat je productiever wordt. Verstorende gedachten zijn een bron voor anti productiviteit.

Multitasken is zowiezo een slecht idee. Dit levert uiteindelijk slechtere resultaten op.

De eerste stap

Een ander belangrijk aandachtspunt is het onderverdelen van zaken die je dient te doen. Een goed voorbeeld is schilderwerk. De eerste stap is het kopen van de verf. Indien je op de lijst zet dat je dient te gaan schilderen, dan zal je hoogstwaarschijnlijk op het moment dat je hiermee wilt gaan beginnen, erachter komen dat je geen verf hebt. 

Het risico ligt dan op de loer, dat je niet aan de slag gaat. Omdat je net even geen zin hebt om naar de winkel te gaan of jouw partner heeft de auto in gebruik. Heb je wel de verf in huis? Dan kan je direct aan de slag. Dit toont het belang aan om zaken onder te verdelen in verschillende stappen die je moet ondernemen.

Productiever worden

Door prioriteiten te stellen, zal je merken dat je productiever zult gaan worden. De kans dat je iets gaat doen wat eigenlijk geen toegevoegde waarde heeft, zal aanzienlijk kleiner worden. 

Door eerst de echt belangrijke zaken aan te pakken, zal je veel productiever worden. Je zult ook merken dat er aan het eind weinig tijd overblijft en dat de dingen die eigenlijk geen enkele prioriteit hebben blijven liggen. En daar is niks mis mee, want dat je levert je toch niks op.

Vasthouden aan prioriteiten

Nadat je jouw prioriteiten hebt gesteld, dan dien je hieraan vast te houden. Collega`s zullen proberen jou iets anders te laten doen, dan dat je volgens jouw eigen prioriteiten zou moeten doen. Op dat moment dien je sterk in jouw schoenen te staan en nee te zeggen tegen zaken die je worden aangedragen, maar die jezelf niet als prioriteit ziet.

Als ondernemer geldt dit ook. Je dient je niet te laten afleiden door zaken die kunnen wachten. De urgente taken zijn de taken waarop je jezelf dient te richten.  Dit zal op lange termijn de beste resultaten opleveren.

Plannen voor onverwachte gebeurtenissen

Plannen en organiseren is voor elke zzp'er en ondernemer van belang. Het is wel belangrijk om niet de hele dag vol te plannen. Laat altijd wat tijd over voor onverwachte zaken. Indien je dit niet doet en er gebeurt toch iets wat absolute prioriteit geniet, dan zal je jouw gehele planning dienen aan te passen. 

Is er op een dag geen sprake van iets onverwachts? Dan pak je gewoon jouw lijst erbij en ga je verder met het afwerken van deze lijst. De juiste prioriteiten stellen is een belangrijke eigenschap die een ondernemer dient te bezitten.